HR er også for små og mellemstore virksomheder
Jeg kunne godt tænke mig at tage dig med ind i den hverdag, der ind imellem møder mig i de mindre virksomheder. Lad os starte med et par udsagn fra virkeligheden:
A: ”Øv, det er altså op ad bakke. Jeg bruger SÅ meget tid på medarbejder-ting, at jeg næsten ikke har tid til drive min forretning”.
B: ”Nå, hvor ærgerligt! Hvad er det du er nødt til at bruge så meget tid på?”
A: ”Jamen, der er meget sygdom, og faktisk også opsigelser. Vi bruger hele tiden tid på at ansætte. Mange af mine medarbejdere er totalt uselvstændige og tager ikke egne initiativer. De gør altså ikke, som jeg synes de skal. Og så har vi meget bøvl med, at de ikke synes, de får nok information.
Vi har været nødt til at fyre en medarbejder pga. dårlig performance. Det er der selvfølgelig kommet en sag ud af, da han mener, at opsigelsen er uberettiget og uretfærdig. Så nu betaler vi en hel masse penge til den advokat, der hjælper os i sagen. Det er bare SÅ tidskrævende!”
Ovenstående scenarie er virkelig ikke særligt opløftende, men sådan kan hverdagen desværre se ud i mange små og mellemstore virksomheder på tværs af brancher og størrelse.
Der er nogle fællestræk, som jeg har lagt mærke til:
Som regel har virksomheden ikke en egentlig HR- funktion,
Topledelsen eller ejeren er af den opfattelse, at personaleledelse ikke er en del af den RIGTIGE forretning, men noget man er nødt til at håndtere, når det brænder på.
Det er ærgerligt, for det betyder, at man ikke kan leve op til sit fulde vækstpotentiale.
Det kommer måske som en overraskelse for nogle, men små virksomheder er altså underlagt fuldstændig de samme menneskelige mekanismer som store virksomheder er: god ledelse, solide HR-værktøjer, klare arbejdsprocesser og ansvarsområder bidrager til, at virksomheden har medarbejdere, der trives, er motiverede, performer og er mindre syge.
God og bæredygtig ledelse er simpelthen en forudsætning for vækst og velstand, og medarbejderne er virksomhedens hjerte. De er ikke nogen, der findes ved siden af den ’rigtige’ forretning som produktion, logistik, salg og produktudvikling.
Jeg tror, at problemet bunder i, at det kan det kan være svært at forstå, hvordan HR bidrager til en bedre bundlinje. Jeg har lidt flere udsagn fra virkelige virksomhedsledere:
”HR er en luksus vi ikke har råd til.”
”Vi kan altså ikke drive forretning med ‘nice to’ have.”
”Her har vi kun voksne mennesker ansat, så de ved forhåbentlig, hvordan de skal udføre deres arbejde uden en leder til at babysitte dem!”
”Vi er nødt at bruge tiden på selve forretningen, vi kan ikke bruge kostbar tid på uproduktive ’hyggeaktiviteter’.”
Få styr på HR og undgå at spilde tiden
Lad mig lige fortælle jer, hvordan jeg ser på det: HR er hverken luksus, ’nice to have’ eller hygge. HR er tværtimod benhård forretning.
De virksomheder, der har styr på deres HR- og procesværktøjer, og som kan se koblingen mellem klar kommunikation, medarbejdertrivsel og forretningsudvikling, er ikke kun mere robuste og bedre i konkurrencen, de har oftest også et bedre strategisk overblik og god sammenhængskraft i ledelsen. Og sjovt nok er det min oplevelse, at det er de virksomheder, der bruger MINDST tid på brandslukninger og ad hoc-opgaver.
Sagt med andre ord kan en mindre investering i HR-værktøjer sagtens være en god investering – også for SMV’ere.
Hvad kan man selv gøre som leder af en mindre eller mellemstor virksomhed?
Hvis man er lidt nysgerrig på HR, og har fået lyst til at se hvad der sker med effektivitet og trivsel, men samtidig vurderer, at man ikke helt har råd til at ansætte en HR-person fuld tid, hvad kan man så gøre ?
Rekruttering
Mange små virksomheder kan med fordel blive bedre til at rekruttere. En fejlrekruttering er nemlig frygteligt dyr. Både store og små virksomheder vil opleve fejlrekrutteringer, men i den sammenhæng er man naturligvis mere sårbar, hvis man er lille.
Sørg for at få et grundigt overblik over, hvad den nye medarbejder skal løse og stå for, og vær sikker på at der er en velskrevet jobbeskrivelse og kendte arbejdsprocesser, så vedkommende kan komme godt i gang.
Onboarding
Rekrutteringsprocessen er ikke færdig, når kontrakten er underskrevet. En god onboarding er en del af rekrutteringen, og den er først overstået, når den nye medarbejder er kommet godt fra start og føler sig tryg i sin nye rolle.
Det er godt givet ud at bruge lidt tid på at lave nogle guidelines for, hvordan man vil modtage den nye medarbejder, og hvordan den første tid skal forløbe, så at vedkommende hurtigt kommer op i omdrejninger og kan begynde at bidrage positivt.
MUS og trivsels-samtaler
Jeg vil gerne indrømme at den årlige MUS og ikke mindst trivsels målinger og -samtaler godt kan være en killer. Mange steder sætter man en trivselsmåling i gang, og så får man ikke rigtigt fulgt op, eller den mest kritiske afdeling får til opgave at tænke over, hvad de selv kan gøre for at løfte arbejdsglæden. Det er simpelthen spild af tid, og i værste fald skadeligt. Men hvis ledelsen går ægte i dialog med medarbejderne om, hvor og hvordan virksomheden kan forbedres - OG sætter handling bag, så klinger initiativer ikke længere hult, men vil derimod blive anerkendt.
MUS er flere steder blevet til en administrativ opgave, der skal tikkes af. Men brugt rigtigt, er MUS et stærkt værktøj som spiller sammen med virksomhedens strategi. Man får overblik over, hvilke kompetencer virksomheden har, og hvilke der mangler fremadrettet. Sammen med vigtige løbende samtaler og feedback får man en god fornemmelse for de medarbejdere, man har.
Personalepolitikker og personalehåndbog
’Personalepolitikker’ er de overordnede principper og retningslinjer, som ledelsen og ejerne ønsker at organisationen skal arbejde ud fra. Hvis de står side om side med stærke værdier og et fundament af tillid, så er der klare rammer og man kan komme langt.
Alle virksomheder har personalepolitikker, hvad enten de er nedskrevet eller ej. Uskrevne regler kan dog nogle gange godt skabe lidt forvirring omkring, hvad de indebærer, og om de samme regler gælder for alle. Et godt råd er derfor at lave en personalehåndbog, hvor personalepolitikkerne står beskrevet, som man opdaterer løbende.
Advarsel og andre svære samtaler
Er der noget HR er virkelig gode til, så er det at hjælpe ledere med at få afholdt de svære samtaler med medarbejderne (og i øvrigt samle lederen op bagefter). Starten af denne artikel handlede om et ærgerligt scenarie med en måske uberettiget opsigelse. Det blev både dyrt og tidskrævende for virksomheden.
Langt de fleste af sådanne sager kan undgås, hvis bare man har gode værktøjer til korrekt håndtering af processen.
Hvis man ikke synes, man selv har tiden eller kompetencen, er en anden mulighed at få en ekstern hjælp. 10-20 timer om ugen kan nok gøre det for de fleste mindre virksomheders vedkommende.
Sørg for, at der bliver et godt partnerskab mellem ledelsen og jeres HR-hjælper. En dygtig HR-person vil kunne hjælpe jer med konkrete og blivende værktøjer, guidelines og processer. Vedkommende kan klæde jeres ledere på, så de bliver dygtigere til at navigere og lede medarbejderne.
Held og lykke med jeres virksomheds vækst, velstand og trivsel.
Med eller uden en HR-afdeling!
Kunne du tænke dig at få mere inspiration, så kig på www.frieseskov.dk eller ræk ud til mig, så tager vi en snak.